Mijn vier geheime wapens om tijd te besparen.

13 reacties

if you can write it down you can make it happenHet meest fundamentele principe van het managen van je tijd is dat je datgene wat je in je hoofd hebt aan plannen en ideëen uit je hoofd haalt en opschrijft. Alles wat in je hoofd rondzwerft kost namelijk heel veel tijd en energie. Omdat je het steeds moet onthouden of omdat je het steeds weer opnieuw moet bedenken (wat was het ook alweer..). Als jij niet opschrijft wat je in je hoofd hebt, lukt het jou niet om je tijd goed te managen. Dan word jij gemanaged door je tijd en wordt je nooit succesvol. Ik schrijf al jarenlang alles op. Ik doe het gewoon op de computer in HELE SIMPELE LIJSTEN. Geen apps, geen computerprogamma’s, niets ingewikkelds aan, gewoon heel basic lijstwerk. Eenvoudig bij te houden, te bewaren en uit te printen. Ik gebruik er vier. Ik denk dat jij ook veel aan deze vier lijsten hebt, dus vandaar dat ik ze met jouw deel.

Mijn Rooster.

Aan het begin van het jaar maak ik een rooster (kan op ieder moment van het jaar). Op dit rooster staat wanneer ik werk, wanneer ik vrij ben, wanneer ik zelf trainingen volg, wanneer ik op vakantie ga, wanneer ik sport. Kortom welke dagen werk ik en welke dagen niet. Ik maak dit rooster voor het hele jaar en plan van dag tot dag.

Things-to-do lijst.

Ik gebruik dagelijks een things-to-do lijst. Ik maak een things-to-do lijst per week en per dag. Ik begin met het opschrijven van de dingen die ik die week/dag wil doen. Vervolgens bepaal ik de prioriteit ervan. Zijn ze urgent? Moet het nu meteen of kan het ook later? Zijn ze belangrijk?

  • Prioriteit 1: taken die urgent en belangrijk zijn. De crisistaken, deze doe je direct. Zie hier zo snel mogelijk van af te komen en probeer ze ook te voorkomen. Bijvoorbeeld klachten van klanten, op de laatste nipper de belastingaangifte, tegen deadlines aan werken.
  • Prioriteit 2: taken die belangrijk zijn, maar niet urgent. Dit zijn de taken waar je je op focust. Taken waar je je geld mee verdient. Waar je je doelen mee bereikt.
  • Prioriteit 3: taken die urgent zijn, maar niet belangrijk. Dit zijn vaak taken die je kan uitbesteden zoals het beantwoorden van mail of het bijwerken van social media.
  • Prioriteit 4: taken die niet urgent en niet belangrijk zijn. Deze zijn tijdverspilling en doe je dus niet. Vrij eenvoudig, afstrepen van je lijst. In de prullebak ermee!

People-to-Call Lijst.

Mijn derde is een lijst “People-to-Call”. Op deze lijst staan alle mensen die ik moet contacten, dit kan telefonisch of per mail. Ik verdeel ze in twee kolommen. Mensen waar ik contact mee op moet nemen (vandaag of later) en mensen waar ik op wacht om verder te komen met mijn to-do’s.

Planner.

In mijn planner staan al mijn taken en activiteiten die ik voor het komende jaar heb gepland. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om repeterende taken zoals het schrijven van mijn blog, ingeplande trainingen, begeleiden van en deelnemen aan mastermind groepen, overleggen met mijn teamleden, het werken aan mijn social media. I_Love_My_Systemset lijkt heel wat. Al die lijsten. Maar het is heel eenvoudig. Ik werk hier al jaren mee en voor mij is het een gewoonte geworden. Het is een SYSTEEM waar je mee moet leren werken. Over systemen gesproken.. ik leer je nog veel meer over mijn systemen in mijn GRATIS training I Love My Systems. In mijn training leer ik jou hoe je door het gebruik van systemen veel sneller je doelen bereikt, je resultaten én je vrije tijd verdubbelt! Meld je HIER direct aan!

Nu ben jij aan de beurt! Ik heel benieuwd waar jij tegen aan loopt als het gaat om time-management. Gebruik je hier een systeem voor? En gebruik jij ook lijsten om je dagelijkse activiteiten te bepalen?

Laat het weten in het reactieveld en als dank ontvang je een GEWELDIG cadeau voor je! Je krijgt van mij het format van mijn 4 belangrijkste lijsten CADEAU! En wil je mijn blog ook delen in jouw netwerk? Zodat andere ondernemers hier ook van kunnen profiteren? Bedankt alvast hiervoor!

Make it a HAPPY day!
Marielle

13 Reacties

  1. Levenstekst, Daniëla Postma

    Ha Mariëlle,

    Je verhaal van vanmorgen bij CoWorking Amsterdam was zó inspirerend dat ik mezelf nog één spijbelmomentje gun om meteen op dit artikel te reageren! Nog bedankt overigens daarvoor! Mijn belangrijkste houvast is een kleurige weekplanning, waarop alle vaste bezigheden al vermeld staan met ruimte om per dag 3 prioriteiten in te vullen. (Op die planning is ook bewust tijd voor scholing en/of onverwachte extra’s opgenomen.) Iedere maandag kijk ik naar de hele week, iedere vrijdag evalueer ik kort voor mezelf hoe mijn week is gegaan. Waar ben ik lekker effectief bezig geweest, wat kan beter? Iedere ochtend kijk ik wat ik moet doen, iedere avond schrijf ik op of het is gelukt en hoeveel tijd het heeft gekost. Alles wat me dan verder nog te binnenschiet, schrijf ik ook meteen op. Veel verschillende systemen gebruikt (ook allerlei apps), maar dit bevalt me nog het beste. Ik zit al zoveel achter de computer 😉

    Antwoord
    • Marielle Meijer

      Wauw Daniëla dat klinkt goed! Dank je wel voor je waardevolle reactie en ook leuk je vanochtend ontmoet te hebben tijdens de implementatiesessie! Vanochtend zei je inderdaad ook dat je regelmatig terug kijkt op je week en op je resultaten. Dat is ook altijd heel goed om te doen, omdat je hiermee kan zien met welke activiteiten je succes hebt gehad, zodat je deze kan herhalen. Lees ook nog even mijn blog over het verschil tussen systemen en automatiseringstools;-)…

      http://ilovemysystems.nl/2014/04/17/hoe-verdubbel-je-je-impact-en-je-vrije-tijd/

      Antwoord
  2. Ingrid van Dijk

    Ha Marielle,

    was gisteren een helder verhaal over je jaarplanning en je weekrooster + de manier waarop je prioriteiten stelt. Ik ontvang graag je overzichten. Dank je wel alvast. Hartelijke groet, Ingrid van Dijk.

    Antwoord
  3. sylvia574ia

    Hey Marielle, dank voor je boeiende blog. Ik werk zelf met to dolijstjes dag en wekelijks. Wel heb ik behoefte aan een totaaloverzicht.

    Antwoord
  4. Erica Molenaar

    Herkenbaar issue. Ik maak geregeld lijstjes waar alles op staat. Meestal is dat voor de korte termijn. Soms werkt het, soms niet omdat er te veel op staat. Jouw lijsten gaan een stapje verder. Ben benieuwd of dit mij gaat helpen meer regie en voldoening te krijgen bij wat ik doe.
    Gr Erica

    Antwoord
  5. Conny Kaper

    Ook ik werk graag met papieren lijstjes. Naast het gevoel dat uit het hoofd, op papier geeft, is het ook fijn om af te strepen wat je al gedaan hebt. Daarnaast zijn mijn werk- en priveagenda erg belangrijk. Behalve afspraken zet ik daarin ook de kleinere taken in die ik nog moet doen. Voorbeelden; een telefoontje dat ik nog moet doen, een mailtje dat ik nog moet beantwoorden, een cadeautje dat ik nog moet kopen, een gespreksverlag dat ik nog moet schrijven of een trraining die nog voorbereiding nodig heeft. Het maakt dat ik eigenlijk nooit overspoelt raak door zaken die nog moeten of dingen vergeet, zelfs als ik het druk heb. En, ook heel belangrijk, plan realistisch en niet te strak in.

    Antwoord
    • Marielle Meijer

      Hi Conny,

      dank je voor je waardevolle reactie en voor je mooie aanvulling! Inderdaad plan realistisch en niet te strak!

      Hartelijke groet,
      Marielle

      Antwoord
  6. Lambertine ter Haar

    Hai Mariëlle,

    Ik gebruik een to-do lijstje op mijn telefoon, werkt op zich goed. Maar…..soms gebeurt het toch nog eens dat er een taak niet is afgewerkt en dan schuif je deze weer door naar een andere dag. Geen goed focus?

    Antwoord
    • Marielle Meijer

      Hi Lambertine, dank je voor je waardevolle reactie op mijn blog! Ja de things to do op je telefoon is inderdaad ook heel handig. Het is maar net wat goed voor jouw werkt. Ik werk zelf liever met een papieren lijst, deze heb ik makkelijker bij de hand.

      Hartelijke groet,
      Marielle Meijer

      Antwoord
  7. Bianca Wijngaards

    Hi Mariëlle,
    Goede blog weer! Ik gebruik het systeem van David Allen, Getting Things Done. Inderdaad ook simpele lijsten, zonder speciale apps etc. Eenvoud! Ik merk, dat het me goed helpt en veel rust geeft. Daarbij ben ik ook veel productiever en tevredener over wat ik doe. Ik ben benieuwd of de formats veel overeenkomen.

    Antwoord
    • Marielle Meijer

      Hi Bianca,

      dank je voor je waardevolle reactie en wat goed om te lezen dat het je zo goed helpt en dat het je veel rust geeft. Ja het GTD gebruik is zelf ook de light versie althans. Ik merk ook dat het totale model van David Allen voor veel ondernemers te ingewikkeld en te uitgebreid is. Je zal zien dat de formats die je ontvangt op veel vlakken overeenkomen.

      Hartelijke groet,
      Marielle

      Antwoord
  8. Monique

    Hallo Mariëlle,
    Het effect van ‘ondersneeuwen’ is mij helaas ook overkomen in mijn vorige baan. Sindsdien ben ik minder effectief dan ik van mezelf gewend ben. En dat terwijl ik altijd een goede planner geweest ben. Zeker als startend ondernemer vind ik het lastig om focus te houden. Ik heb de tips over het stellen van doelen (uit een vorige blog) geïmplementeerd. Het gaat nog niet 100% maar wel al voor 70% goed. En raad eens….het werkt. Op naar de 100%. Deze tips komen overeen met de prioriteiten die je hierboven noemt. Zo logisch en effectief! Dank je ! Ik hoop dat ik je formats ook ga gebruiken!!
    Groet, Monique Bos http://www.effectonmind.nl

    Antwoord
    • Marielle Meijer

      Dank je Monique voor je waardevolle reactie! Wat goed om te lezen dat je mijn tips uit mijn voorgaande blogs ook hebt geimplementeerd! Je bent natuurlijk altijd van harte welkom om op mijn gratis training te komen, dan leer ik je nog meer hierover! http://ilovemysystems.nl/aanmelding-i-love-my-systems/

      Hartelijke groet,
      Marielle meijer

      Antwoord

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *