Vandaag geef ik voor de tweede keer mijn training I Love My Systems. In deze training leer ik ambiteuze ondernemers hoe zij door het inzetten van systemen:

• Beter kunnen focussen.
• Makkelijk structuur aan kunnen brengen in hun bedrijf.
• Makkelijk prioriteiten kunnen bepalen.
• Hun tijd kunnen managen.

Het werken met systemen is een strategie die je helpt als ondernemer en die voorkomt dat je dagelijks brandjes aan het blussen bent. Met als resultaat dat jij als ondermemer meer impact maakt met je bedrijf, meer klanten krijgt, meer omzet maakt en meer vrije tijd hebt.

Maar wat is een systeem nu eigenlijk en HOE kan het jou helpen als ondernemer?

Dit zegt het woordenboek erover: Een systeem is een doelmatig geordend samenhangend geheel van bij behorende dingen. Dus.. dan weet je het;-).

Eerst even dit. Waarom was je ook alweer je bedrijf begonnen? Je wilt iets zinvols doen, je wilt iets betekenen in het leven van anderen, je wilt iets bijdragen aan deze wereld, je doet je PASSIE. Je bent een ondernemer, omdat je vrijheid wilt hebben, creatief wilt zijn, flexibel wilt zijn op jouw eigen manier. Toch? Of heb ik het mis?

Realiseer je dan dat je door het aanbrengen van effectieve en efficiënte systemen in je bedrijf nog veel meer kan betekenen en een nog veel grotere impact kan hebben. Ook al klinken systemen heel saaaaaai… en oninteressant. Wil jij echt die vrijheid, flexibiliteit, creativiteit en het plezier? Dat bereik je alleen je gestructureert en gesystematiseert werkt.

Dus ga je ervoor of niet? Als je ervoor gaat lees dan verder!

Want ik geef je hierbij de eerste stappen die je moet zetten voor het opzetten van systemen.

Stap 1 Bedenk wat is je grootste tijdvreter van dit moment.

Ik vraag om tijdvreter, want als je deze snel kan oplossen heb je al snel meer tijd beschikbaar toch? Ter illustratie tijdvreters die ik vaak tegenkom bij klanten: administratie, schrijven van artikelen/blogs, versturen van mailings, activiteiten op social media, beantwoorden van mails.

Stap 2 Bepaal de taken die bij deze tijdvreter horen.

Bepaal van die ene tijdvreter – en schrijf dit ook op – alle taken die je hiervoor moet doen. Bijvoorbeeld social media, hier kunnen we uren tijd aan besteden. Toch is het belangrijk om actief te zijn op social media, omdat je hiermee waarde kan bieden aan je klant, zichtbaar bent en klanten binnen haalt. Wat zijn nu de taken die je doet voor je social media. Grofweg zijn dit:

• Bepalen van social media kanalen
• Bepalen van aantal en type bericht per social media kanaal
• Zoeken van foto’s
• Schrijven van berichten
• Plaatsen van berichten
• Beantwoorden van berichten

Stap 3 Hoe ziet deze taak er in het ideale geval uit.

Bepaal van de taken die je in stap 2 hebt opgeschreven het volgende:

• zijn dit de juiste taken of waar kan ik het verbeteren
• de juiste chronologische volgorde
• de tijd die je hiermee maximaal kwijt wilt zijn
• hoe vaak deze taak voorkomt per dag/week/maand/jaar.

Stap 4 Bepaal nu welke taken je gaat standaardiseren en maak een format.

Het gaat hier om taken die je meerdere keren per week of per maand uitvoert. Maak nu een format waarmee je deze repeterende taken standaardiseert. Dus je voert ze altijd op dezelfde manier uit. De context van je taken is daarmee altijd hetzelfde, de content is afhankelijk van je onderwerp. Het grote voordeel van formats voor repeterende taken is dat je niet iedere keer opnieuw het wiel hoeft uit te vinden. Dat scheelt je een hoop tijd en energie. Ik gebruik bijvoorbeeld een format voor mijn berichten op Facebook. Ik heb er vier en hiermee varieer ik. Ik hoef in het format alleen woorden of zinsdelen aan te passen die betrekking hebben op het onderwerp.

Stap 5 Bepaal nu welke taken je wilt automatiseren.

Automatiseren is een tool die je helpt om je systemen efficienter en effectiever te maken. En ik kan je vertellen dat de meeste van je taken te automatiseren zijn. Als je zoveel mogelijk automatiseert bespaar je jezelf hééééél veel tijd! En als je niet weet welke automatiseringstool je moet gebruiken dan heb ik een hele eenvoudige tip voor je. Ga naar google, typ in automatiseren van en typ je taak in. Voila je vind er een stuk of weet ik hoeveel. Ik heb eerder een overzicht gemaakt van de automatiseringstools die ik gebruik. Bekijk ze hier nog even.

En jawel als jij al deze stappen hebt doorlopen dan heb je een systeem gemaakt. Het is niet ingewikkeld, het is een kwestie van doen! Je weet nu hoe en als je dit consequent doet wordt jou leven als ondernemer veel eenvoudiger.

Dan is nu de beurt aan jou! Ik ben namelijk heel benieuwd wat jouw grootste tijdvreter is. Waarmee ben jij in jouw onderneming nou onevenredig veel tijd kwijt? Te veel naar jouw idee. Laat het me weten in het reactieveld. Om je te bedanken voor je reactie ontvang je van mij een CADEAU. Je ontvangt van mij de formats die ik gebruik voor mijn social media inclusief de werkinstructie.

Natuurlijk kan het zijn dat jouw tijdvreter op een heel ander vlak ligt! Laat het weten, zodat ik hier in volgende blogs over kan schrijven. Of je komt naar mijn GRATIS training I Love My Systems. In deze training leer ik je mijn belangrijkste systemen, waarmee je meer klanten krijgt, meer omzet maakt en meer tijd over houdt. Deze training geef ik op 15 mei van 10 – 17 uur in het Crown Plaza Hotel in Hoofddorp. Meld je HIER direct aan!

En o ja, zou je deze blog nog even willen delen in je netwerk? Zodat andere ondernemers hier ook baat bij hebben? Veel dank daarvoor!

Make it a HAPPY day!
Marielle